En un principio, Google Drive se creó para funcionar como un almacén de archivos online, en los que podíamos acceder a ellos desde cualquier dispositivo conectado a internet. Sin embargo, con el tiempo se añadieron más herramientas.
Pues la compañía integró a Drive la plataforma de Google Docs, convirtiéndose también en una suite de oficina en línea, dando características interesantes como editar documentos en la nube entre varios usuarios y crear tanto hojas de cálculo como presentaciones.
Sin embargo, se actualiza constantemente, por lo que descubrir sus secretos no es tan sencillo como se cree, pero con un poco de ingenio y explorando entre los menús, se puede aprovechar como algo más que un servicio en la nube.
Por ello, Factor Nueve recopiló un par de trucos para que seas todo un profesional de la tecnología de Google Drive. Aunque los consejos están pensados para que los trabajes desde una computadora, la mayoría funciona también en dispositivos móviles.
Crear documentos escribiendo una URL
Uno de los trucos que te hará ahorrar mucho tiempo de trabajo, sobre todo si utilizas muy seguido esta plataforma, pues te permitirá crear documentos de texto, presentaciones, hojas de cálculo y formularios usando únicamente un comando en la barra de direcciones.
Tan solo debes dirigirte a la barra de direcciones de Google Chrome y escribir, por ejemplo, doc.new para crear un archivo de texto en blanco. Este atajo te ahorrará muchísimo tiempo, pues ya no deberás meterte a tu perfil seleccionar Docs y crear nuevo. Con dos simples palabras puedes hacerlo.
Estos son algunos atajos más que te ayudarán:
*doc.new – crea documento de texto
*sheets.new – abrirá un archivo en blanco de una hoja de cálculo
*deck.new – creará una presentación de Google
*form.new – te abrirá un nuevo formulario de Google Form
Escribe sólo usando tu voz
¿Sabías que para escribir un documento no necesariamente se necesita el teclado? Pues Google incorporó recientemente una herramienta de voz que te permite escribir con dictados.
De esta forma, puedes agilizar la manera en la que transcribes cosas o plasmas tus ideas que llegan volando y se te pueden escapar mientras las escribes a mano.
Para activarlo, abre un documento de texto en blanco. Abre el menú de Herramientas y accede a la opción de Escritura por voz. Posteriormente te aparecerá un micrófono en pantalla.
Te recomendamos que en estos casos, no utilices los micrófonos que vienen incorporados en las computadoras, pues es posible que no te reconozca en varias ocasiones. Por lo que te sugerimos que utilices un micrófono de unos audífonos para que sea mucho más preciso.
Respalda toda la información de tu computadora en Google Drive
Al tratarse de un almacenamiento en la nube, es posible crear una copia de seguridad de tu equipo de cómputo, por si deseas formatearla o venderla y no tienes algún disco duro externo para respaldar todos los datos.
Para hacerlo, tan solo debes instalar una aplicación desarrollada por Google llamada Copia de Seguridad y sincronización, misma que es confiable y no daña tu equipo.
Esta app, que puedes descargar aquí, te permite respaldar toda tu información en una interfaz sencilla y bien explicativa. De esta manera, podrás acceder a tu respaldo desde prácticamente cualquier dispositivo.
Envía presentaciones a un Chromecast o AirPlay
Si tienes una conferencia, una exposición o una muestra muy importante pero tus presentaciones están en tu computadora, no hay problema, pues una funcionalidad de Google Drive permite que mandes este contenido a una televisión.
Para ello, necesitas un receptor de contenido conectado a una TV como un Chromecast o un Apple TV conectado a la misma red WiFi que tu ordenador y listo, solo tendrás que pulsar en la esquina que diga INICIAR PRESENTACIÓN y seleccionar el dispositivo al que desees mandarla.
